De bewustwording rondom de nieuwe termijn voor het indienen van een btw-suppletie ontbreekt nog vaak bij ondernemers.
ORG Accountants B.V. constateert regelmatig bij het opstellen van een jaarrekening of bij de controle van een jaarrekening dat over een eerdere periode te weinig btw is aangegeven en afgedragen. In veel gevallen wordt gedacht dat de correctie kan worden ingediend zodra de jaarrekening definitief is.
Sinds 1 januari 2025 is dat niet meer vanzelfsprekend.
Wanneer een ondernemer vaststelt dat een eerdere btw-aangifte onjuist of onvolledig is, moet de btw-suppletie in beginsel binnen acht weken na constatering worden ingediend.
Tot en met 2024 gold dat een suppletie “zo spoedig mogelijk” moest worden ingediend. Deze open norm is vanaf 2025 vervangen door een concrete termijn van acht weken.
Daarnaast blijft gelden dat de suppletie moet worden ingediend voordat de ondernemer weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat de Belastingdienst met de onjuistheid bekend is of zal worden.
De achtwekentermijn is dus geen termijn waarmee zonder risico kan worden gewacht.
Wanneer begint de termijn te lopen?
De termijn begint op het moment waarop de ondernemer de fout daadwerkelijk heeft vastgesteld.
Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn:
- bij het aansluiten van de btw-aangiften op de administratie;
• bij het opstellen van de jaarrekening;
• bij een controle door de accountant of boekhouder;
• na ontvangst van een ontbrekende of gecorrigeerde factuur;
• bij het constateren dat omzet of voorbelasting verkeerd is verwerkt.
Het moment waarop de jaarrekening wordt vastgesteld of de aangifte vennootschapsbelasting wordt ingediend, is daarbij niet altijd bepalend.
Wanneer op een eerdere datum al duidelijk is dat te weinig btw is aangegeven, kan de achtwekentermijn op dat eerdere moment zijn begonnen.
Correcties tot en met € 1.000
Bedraagt de totale btw-correctie maximaal € 1.000, te betalen of terug te ontvangen? Dan mag deze correctie in beginsel worden verwerkt in de eerstvolgende reguliere btw-aangifte.
Bij een correctie van meer dan € 1.000 moet een afzonderlijke btw-suppletie worden ingediend.
Het is daarom belangrijk om niet alleen vast te stellen dát sprake is van een fout, maar ook om het totale correctiebedrag tijdig te berekenen.
Risico op een boete
Wanneer een btw-suppletie niet of niet tijdig wordt ingediend, kan de Belastingdienst een vergrijpboete opleggen.
Daarvoor moet in beginsel sprake zijn van opzet of grove schuld. Afhankelijk van de omstandigheden kan de boete aanzienlijk zijn en in ernstige situaties oplopen tot 100% van het bedrag dat had moeten worden gesuppleerd.
Daarnaast kan belastingrente verschuldigd zijn over het te betalen btw-bedrag.
Een overschrijding van de achtwekentermijn leidt dus niet automatisch tot een boete van 100%, maar vergroot wel het fiscale risico.
Ook een accountant of belastingadviseur moet handelen
Niet alleen voor de ondernemer is de achtwekentermijn van belang.
Wanneer een accountant, boekhouder of belastingadviseur constateert dat een btw-suppletie moet worden ingediend, moet de ondernemer hierover duidelijk en tijdig worden geïnformeerd.
In de praktijk is het belangrijk dat de adviseur:
- de geconstateerde fout schriftelijk vastlegt;
• de ondernemer wijst op de achtwekentermijn;
• tijdig om de benodigde informatie vraagt;
• waarschuwt voor mogelijke boetes en belastingrente;
• vastlegt wanneer de ondernemer niet wil meewerken.
In bijzondere situaties kan ook een adviseur als medepleger worden aangesproken. Dit kan aan de orde zijn wanneer een adviseur weet dat te weinig btw is afgedragen, maar bewust meewerkt aan het niet indienen van een suppletie.
Wanneer een klant ondanks herhaalde waarschuwingen weigert de btw te corrigeren, zal de adviseur daarom ook moeten beoordelen of de dienstverlening kan worden voortgezet.
Leg het moment van constatering vast
Een belangrijk aandachtspunt is de vraag wanneer de btw-fout precies is geconstateerd.
Daarover kan in de praktijk discussie ontstaan.
Het is daarom verstandig om in de administratie of in het accountantsdossier vast te leggen:
- op welke datum de fout is ontdekt;
• wie de fout heeft geconstateerd;
• op welke aangifteperioden de correctie betrekking heeft;
• hoe het correctiebedrag is berekend;
• wanneer de suppletie is ingediend.
Een duidelijke vastlegging kan later van belang zijn om aan te tonen dat tijdig is gehandeld.
Wacht niet tot de jaarrekening definitief is
In de praktijk zien wij regelmatig dat ondernemers wachten met het indienen van een btw-suppletie totdat de jaarrekening volledig is afgerond.
Dat kan sinds 2025 tot problemen leiden.
Wanneer tijdens het opstellen van de jaarrekening al vaststaat dat te weinig btw is aangegeven, begint de termijn op dat moment te lopen. Het is dan niet verstandig om te wachten op de definitieve vaststelling van de jaarrekening of het indienen van de aangifte vennootschapsbelasting.
Ondernemers doen er daarom goed aan om periodiek een btw-aansluiting te maken en geconstateerde verschillen direct te beoordelen.
Bent u ondernemer, bestuurder of financieel verantwoordelijke en constateert u dat een eerdere btw-aangifte mogelijk onjuist is? Onderzoek dan direct of een btw-suppletie moet worden ingediend en leg vast wanneer de fout is ontdekt.
Tijdige fiscale naleving voorkomt onnodige belastingrente, boetes en discussies met de Belastingdienst.
Heeft u vragen? Neem dan contact op via de website van ORG Accountants of stuur een e-mail naar info@orgaccountants.nl.