Accountantsverklaring voor RVO-subsidies
Heeft uw organisatie een accountantsverklaring RVO subsidies nodig? ORG Accountants controleert financiële subsidieverantwoordingen en begeleidt ondernemingen en organisaties bij de aanvraag tot subsidievaststelling.
Wij beoordelen de gemaakte projectkosten, administratieve aansluitingen en onderliggende bewijsstukken aan de hand van de toepasselijke subsidieregeling, beschikking en het controleprotocol.
Bespreek uw RVO-subsidieWanneer is een accountantsverklaring voor RVO-subsidies nodig?
Bij verschillende subsidies die via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland worden uitgevoerd, moet na afloop van het project een aanvraag tot vaststelling worden ingediend. Daarbij kan een controleverklaring van een onafhankelijke accountant verplicht zijn.
Voor veel projectsubsidies binnen het nationale subsidiekader geldt dat bij een vast te stellen subsidiebedrag van € 125.000 of meer een controleverklaring wordt toegevoegd. Bij een samenwerkingsproject kan deze grens afzonderlijk gelden voor iedere deelnemer.
De voorwaarden verschillen echter per subsidieregeling. De subsidiebeschikking, uitvoeringsregels en het bijbehorende controleprotocol bepalen welke financiële informatie en accountantsrapportage precies nodig zijn.
Wij ondersteunen bij
- Controle van de financiële subsidieverantwoording
- Beoordeling van subsidiabele projectkosten
- Aansluiting met het grootboek
- Controle van uren en personeelskosten
- Beoordeling van facturen en betaalbewijzen
- Afgifte van de vereiste controleverklaring
Voor welke organisaties?
- Mkb-bedrijven en grote ondernemingen
- Stichtingen en non-profitorganisaties
- Onderzoeks- en kennisinstellingen
- Samenwerkingsverbanden
- Duurzaamheids- en innovatieprojecten
- Organisaties met nationale projectsubsidies
Laat de subsidievoorwaarden vroegtijdig beoordelen
Een betrouwbare eindverantwoording begint bij de start van het project. De gekozen administratieve inrichting moet het mogelijk maken om kosten, uren, betalingen en opbrengsten rechtstreeks aan het gesubsidieerde project toe te rekenen.
Wanneer de accountant pas na afloop wordt betrokken, kan blijken dat urenstaten, betaalbewijzen of projectaansluitingen onvoldoende zijn vastgelegd. Door vooraf mee te kijken, kunnen belangrijke verantwoordingsrisico’s eerder worden opgelost.
Laat uw subsidiedossier beoordelenWat controleert de accountant bij een RVO-subsidie?
De accountantscontrole wordt uitgevoerd aan de hand van de voorwaarden die voor de betreffende subsidieregeling gelden. De accountant beoordeelt of de financiële verantwoording aansluit op de administratie en geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Daarbij wordt onder meer gekeken of de opgevoerde kosten binnen de projectperiode vallen, daadwerkelijk zijn gemaakt en betaald en betrekking hebben op de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
Ook de berekening en onderbouwing van personeelskosten, directe kosten, afschrijvingen en andere projectuitgaven kunnen onderdeel zijn van de controle. De precieze werkzaamheden volgen uit het toepasselijke controleprotocol.
Financiële onderdelen
- Personeels- en loonkosten
- Kosten van machines en apparatuur
- Materialen en verbruikskosten
- Kosten van externe partijen
- Afschrijvings- en investeringskosten
- Projectopbrengsten en ontvangen bijdragen
Controlepunten in het dossier
- Juiste afbakening van de projectperiode
- Aansluiting met de financiële administratie
- Onderbouwing van urenregistraties
- Facturen en aantoonbare betalingen
- Toerekening aan subsidiabele activiteiten
- Naleving van de beschikking en regeling
Welke documenten zijn nodig voor de subsidiecontrole?
De exacte aanlevering hangt af van de subsidieregeling, omvang van het project en toegepaste kostensystematiek. Vooraf ontvangt u van ORG Accountants een gerichte aanleverlijst die op uw project wordt afgestemd.
Het is belangrijk dat de financiële verantwoording rechtstreeks aansluit op het grootboek. Verschillen moeten vooraf worden verklaard en onderbouwd. Ook wijzigingen in het project, budget of samenwerkingsverband moeten duidelijk zijn vastgelegd.
Projectdocumentatie
- Subsidieaanvraag en verleningsbeschikking
- Projectplan en goedgekeurde begroting
- Tussentijdse wijzigingen en correspondentie
- Voortgangs- en eindrapportages
- Samenwerkingsovereenkomsten
- Actuele verantwoordingsformulieren
Financiële onderbouwing
- Grootboek en projectadministratie
- Facturen en betaalbewijzen
- Urenregistraties per medewerker
- Loongegevens en tariefberekeningen
- Specificaties van projectkosten
- Aansluiting met de eindverantwoording
De beschikking is altijd leidend
Niet iedere RVO-regeling kent dezelfde verantwoordings- en controlevereisten. Controleer daarom altijd de verleningsbeschikking, actuele regeling, bijlagen en het voorgeschreven controleprotocol voordat u de eindverantwoording opstelt.
Urenregistratie bij gesubsidieerde projecten
Personeelskosten vormen bij innovatie- en onderzoeksprojecten vaak een belangrijk deel van de subsidiabele kosten. De onderbouwing daarvan vraagt om een betrouwbare en tijdige urenregistratie.
Uit de administratie moet blijken welke medewerker op welke dagen en aan welke projectactiviteiten heeft gewerkt. De uren moeten aansluiten op de salarisgegevens, gehanteerde tarieven en voorwaarden van de subsidieregeling.
Achteraf gereconstrueerde urenoverzichten zijn moeilijker controleerbaar en kunnen leiden tot aanvullende vragen. Wij adviseren daarom om de urenregistratie gedurende de volledige projectperiode consequent bij te houden.
Accountantscontrole bij een samenwerkingsverband
RVO-subsidies worden regelmatig verstrekt aan projecten waarin meerdere ondernemingen of kennisinstellingen samenwerken. Iedere deelnemer blijft verantwoordelijk voor zijn eigen projectadministratie en financiële verantwoording.
Het is belangrijk dat kosten en betalingen per deelnemer goed kunnen worden onderscheiden. Ook onderlinge facturatie, bijdragen en verschuivingen binnen het projectbudget moeten inzichtelijk en controleerbaar worden vastgelegd.
ORG Accountants stemt de werkzaamheden waar mogelijk af met de penvoerder en andere betrokken accountants, zodat het totale vaststellingsproces overzichtelijk blijft.
Onze werkwijze voor accountantsverklaringen bij RVO-subsidies
Wij starten met een inventarisatie van de subsidieregeling, beschikking, projectadministratie en gewenste indieningsdatum. Vervolgens bepalen wij welke controlewerkzaamheden nodig zijn en welke gegevens moeten worden aangeleverd.
Inventarisatie
We beoordelen de beschikking, het subsidiebedrag, de projectperiode en het toepasselijke controleprotocol.
Voorbereiding
U ontvangt een duidelijke aanleverlijst voor de projectadministratie, kostenonderbouwing en overige bewijsstukken.
Accountantscontrole
Wij controleren de financiële verantwoording en bespreken vragen rechtstreeks met de project- en financieel verantwoordelijken.
Afronding
Na verwerking van eventuele bevindingen geven wij de vereiste accountantsverklaring of controleverklaring af.
Lees meer over de werkwijze van ORG Accountants.
Waarom ORG Accountants inschakelen?
Subsidiecontroles vragen om kennis van accountancy, projectadministraties en specifieke verantwoordingsvoorwaarden. Een onduidelijke aansluiting of onvolledig dossier kan de controle vertragen en aanvullende vragen bij de subsidievaststelling veroorzaken.
ORG Accountants werkt met heldere afspraken en gerichte aanleverlijsten. Wij leggen begrijpelijk uit welke informatie ontbreekt en hoe uw organisatie de verantwoording beter controleerbaar kan maken.
Naast RVO-subsidies ondersteunen wij organisaties bij BOSA-controleverklaringen, accountantscontroles, duurzaamheidsrapportages en andere specialistische accountantsdiensten.
De actuele algemene uitleg over controleverklaringen bij projectsubsidies vindt u op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland .
Veelgestelde vragen over accountantsverklaringen voor RVO-subsidies
Wanneer is een accountantsverklaring voor een RVO-subsidie verplicht?
Dit hangt af van de subsidieregeling en beschikking. Bij veel nationale projectsubsidies is bij een vast te stellen bedrag van € 125.000 of meer een controleverklaring nodig. Controleer altijd de voorwaarden van uw eigen subsidie.
Wat controleert de accountant bij een RVO-subsidie?
De accountant controleert de financiële subsidieverantwoording volgens het toepasselijke controleprotocol. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de subsidiabiliteit, juistheid en onderbouwing van de opgevoerde kosten.
Geldt de grens van € 125.000 ook bij samenwerkingsprojecten?
Bij verschillende projectsubsidies wordt het grensbedrag per deelnemer toegepast. Iedere deelnemer die het toepasselijke bedrag bereikt, kan daarom een eigen controleverklaring moeten aanleveren.
Welke documenten moeten wij aanleveren?
Denk aan de beschikking, projectadministratie, grootboek, facturen, betaalbewijzen, urenregistraties, looninformatie en de financiële eindverantwoording. De exacte lijst verschilt per regeling.
Kan ORG Accountants al tijdens het subsidieproject meekijken?
Ja. Een tussentijdse beoordeling helpt om tekortkomingen in urenregistraties, kostenonderbouwingen en administratieve aansluitingen vroegtijdig te signaleren.
Hoe lang duurt een subsidiecontrole?
De doorlooptijd hangt af van de omvang van het project, de complexiteit van de regeling en de volledigheid van het dossier. Een complete aanlevering versnelt de controle aanzienlijk.
Kan een accountantsverklaring herstelvragen van RVO voorkomen?
Een zorgvuldige controle en compleet dossier verkleinen de kans op aanvullende vragen, maar bieden geen garantie dat RVO geen nadere informatie opvraagt bij de beoordeling van de vaststellingsaanvraag.
Accountantsverklaring voor uw RVO-subsidie nodig?
Bespreek uw subsidiebeschikking, financiële verantwoording en indieningsdeadline met ORG Accountants. Wij brengen de controlevereisten in kaart en begeleiden uw organisatie naar een zorgvuldige subsidievaststelling.
Plan een vrijblijvende kennismaking